Tudo o que o Marca da Hora faz, passo a passo

O que é o Marca da Hora

O Marca da Hora é um ponto eletrônico pela internet. O funcionário registra entrada, intervalo e saída pelo celular ou pelo computador, com foto e localização. A empresa acompanha tudo em tempo real e gera os documentos que a fiscalização pede.

Na linguagem da lei, ele é ao mesmo tempo:

• REP-P: o programa que registra o ponto, com a hora oficial e um comprovante para cada marcação;
• programa de tratamento de ponto: a parte que calcula a jornada, horas extras, faltas e banco de horas, e gera o espelho de ponto e os arquivos AFD e AEJ.

Quem usa: os perfis

Palavras que você vai ver

Regras que o sistema nunca quebra

• Enquanto o contrato da empresa estiver em vigor, o ponto não é bloqueado: nem sem foto, nem sem localização, nem fora do raio, nem com o plano vencido. A Portaria 671 (art. 74) proíbe que o sistema restrinja ou desvirtue o registro das marcações. O registro só para quando o contrato é encerrado: por cancelamento, ou após 60 dias sem renovação e depois dos avisos por e-mail. A parada fica registrada no AFD, e a partir daí a empresa precisa usar outro meio de registro de ponto.
• A marcação nunca é alterada e, durante o prazo de guarda, nunca é apagada. Correções são tratamentos com motivo, e o original continua guardado. 5 anos após o desligamento (ou a partir dos 18 anos, para quem saiu menor) ou após o encerramento do contrato da empresa, todos os dados do trabalhador são eliminados automaticamente — nunca enquanto houver processo marcado no cadastro.
• A hora é sempre a do servidor, conferida com a Hora Legal Brasileira, e nunca a do celular.
• Cada empresa usa o próprio fuso horário, e matriz e filial podem ter fusos diferentes.
• Cada empresa só vê os próprios dados, e cada usuário só vê as empresas e setores liberados para ele.

Como a empresa começa

1. Na página inicial, clique em Solicitar proposta e conte quantos funcionários e quantas empresas (matriz e filiais) são.
2. Com a proposta aceita, nossa equipe deixa tudo pronto: cria a conta do administrador, cadastra cada empresa (dados, endereço, fuso horário e encarregado de dados) vinculada a ele, liga matriz e filiais num grupo, libera o plano e emite o ATTR.
3. O administrador recebe o endereço do sistema, o e-mail de login e a senha inicial, que pode trocar em Meu perfil. Ele entra já com todas as empresas dele.
4. O administrador cria as contas do RH e escolhe em quais empresas cada um trabalha (veja Administrar RH).

Primeiro acesso e aceite dos documentos

No primeiro acesso, o responsável pela empresa lê e aceita os termos de uso, a política de privacidade e o acordo de tratamento de dados. Fica registrado quem aceitou, quando e de onde. Quando publicarmos uma nova versão, ele recebe um e-mail e vê o aviso "Documentos atualizados". O registro de ponto dos funcionários nunca é afetado.

Mais de uma empresa: trocar a empresa em uso

Quem tem acesso a mais de uma empresa (matriz e filiais, por exemplo) escolhe, no topo da tela, em qual está trabalhando. Todas as telas mostram só a empresa escolhida. Em Empresa → Panorama das empresas aparece a situação de todas de uma vez. O administrador escolhe as empresas de cada RH em Administrar RH.

Roteiro de implantação

Com a empresa pronta, o administrador ou o RH segue esta ordem, porque cada passo usa o anterior:

1. Horários contratuais: cadastre as jornadas que a empresa usa.
2. Setores: marque o local de trabalho no mapa e escolha o horário padrão.
3. Feriados: inclua os estaduais e municipais (os nacionais já vêm cadastrados).
4. Administrar RH: o administrador cria as contas de RH, gestores e auditoria, com as empresas de cada um.
5. Trabalhadores: cadastre um a um ou importe por planilha, com a conta de acesso.
6. Teste: peça a um funcionário para bater o ponto e confira em Ponto → Marcações.

Horários contratuais

O horário contratual é a base do cálculo de horas previstas, extras e faltas, e vai para o AEJ. Cada setor tem os seus horários: o funcionário só pode ser cadastrado num setor que já tenha horário, e escolhe um horário do setor onde está.

1. Crie antes o setor em Cadastros → Setores (veja a seção seguinte).
2. Acesse Cadastros → Horários contratuais e escolha a setor do horário.
3. Informe um código (ex.: OBRA-A-8H; único na empresa, porque o AEJ identifica o horário por ele), uma descrição e os horários no formato entrada-saída, separados por vírgula (ex.: 08:00-12:00, 13:00-17:00).
4. Salve. Ao cadastrar o trabalhador, depois de escolher o setor aparecem só os horários dele. Horários antigos, sem setor, aparecem com um aviso para você ligá-los a um.

Setores e local de trabalho

Todo funcionário pertence a um setor, que numa construtora é a setor. O setor tem os próprios horários contratuais e o local de trabalho com o raio. Quem não está em nenhum setor não bate ponto. Você cria e nomeia os setores como quiser (Obra A, Obra B…). O limite de funcionários e a validade de cada setor são liberados pela nossa equipe depois do combinado: setor novo nasce com 0 vagas.

1. Acesse Cadastros → Setores e crie o setor com o nome.
2. Em Local de trabalho, busque o endereço, clique no mapa ou use a sua localização atual.
3. Defina o raio em metros (mínimo de 500 m, por causa da margem de erro do GPS dos celulares; quanto menor o raio, mais marcações fora do raio pedem justificativa).

Feriados

Os feriados nacionais já vêm cadastrados (os de data fixa e a Sexta-feira da Paixão, até 2032). Em Cadastros → Feriados, inclua os estaduais, municipais e pontos facultativos da empresa. Trabalho em feriado entra como hora extra de DSR/feriado, ou como folga compensatória para quem tem banco de horas.

Administrar RH

A conta do administrador é criada pela nossa equipe, que vincula a ela as empresas dele (matriz e filiais). No início do menu do administrador fica Administrar RH: a lista mostra as contas de RH e auditoria de todas as suas empresas, com as empresas de cada conta. Uma empresa pode ter várias contas de RH. A Visão do grupo (diretoria que só consulta) é criada pela nossa equipe, a pedido do responsável. As contas de funcionário são criadas no cadastro do trabalhador.

1. Clique em Criar conta de RH e preencha nome, e-mail institucional, CPF e senha inicial (mínimo de 8 caracteres). O perfil já vem como RH; escolha Auditoria para quem só consulta.
2. Em Empresas vinculadas, marque uma ou mais das suas empresas. Com mais de uma, a pessoa escolhe no topo da tela em qual está trabalhando.
3. Para um gestor de setor, desmarque "Todos os setores" e escolha só os setores dele.

O RH também é funcionário? Cadastre-o em Trabalhadores com o mesmo CPF: ele continua com um login só e ganha o menu Meu ponto (bater ponto, meus registros e meu espelho). Ao ser desligado, a conta de RH deixa de entrar.

O RH também cria contas de RH e auditoria, só nas empresas dele. Quem tem o perfil RH vê esse item como Empresa → Usuários de acesso.

Conferir os dados da empresa e baixar o ATTR

Em Empresa → Dados da empresa aparecem, só para consulta, os dados cadastrados pela nossa equipe: razão social, CNPJ ou CPF, CAEPF/CNO (se houver), endereço do estabelecimento, fuso horário e o encarregado de dados, que aparece no termo de ciência dos funcionários. Se nenhum encarregado for informado, o termo mostra o administrador responsável (nome e e-mail) como contato. Confira no início: se algo estiver errado, principalmente o fuso horário, fale com a nossa equipe.

Na mesma tela está o ATTR da empresa, para baixar. Guarde e apresente em caso de fiscalização.

Cadastrar um trabalhador

1. Acesse Cadastros → Trabalhadores e clique em novo trabalhador.
2. Dados da pessoa: nome e CPF (saem no comprovante e no AFD).
3. Dados do vínculo: matrícula, data de admissão, cargo, categoria do eSocial, setor e horário contratual. Depois de escolher o setor, aparecem só os horários dele.
4. Salve. O cadastro gera automaticamente o registro exigido no AFD.

Conta de acesso do funcionário

No card Conta de acesso do funcionário, informe o e-mail de login e uma senha inicial. Passe esses dados ao funcionário, que pode trocar a senha depois em Meu perfil. Sem conta de acesso, o trabalhador não entra no sistema, e as marcações dele são feitas por tratamento.

Importar por planilha

1. Em Trabalhadores, clique em Importar planilha e depois em Baixar modelo.
2. Preencha no Excel: nome, CPF, matrícula, data de admissão (dd/mm/aaaa), cargo, categoria, setor, horário e e-mail. Salve como CSV.
3. Envie em Conferir planilha. O sistema mostra, linha a linha, o que está errado, sem gravar nada.
4. Com tudo certo, clique em Importar. Quem tem e-mail recebe um link para criar a senha.

Afastamentos

No cadastro do trabalhador, card Afastamentos: escolha o motivo (Tabela 18 do eSocial), o início e o fim (vazio enquanto continuar afastado). Dia afastado não gera falta.

Banco de horas no cadastro

Card Banco de horas: escolha o acordo de compensação (CLT, art. 59), informe a identificação do acordo e a data a partir da qual vale. Com o acordo, horas além da jornada viram crédito e atrasos viram débito, para compensar dentro do prazo. O acompanhamento está em Banco de horas.

Ponto por exceção

Se houver acordo ou convenção que autorize (CLT, art. 74, § 4º), marque Ponto por exceção e informe o instrumento. Nesse regime, dia sem marcação conta como jornada normal, e só as exceções são registradas: faltas em Tratamentos → Registrar ausência, horas extras pelas marcações.

Desligar, readmitir e transferir

Guarda dos dados e processo judicial

O card Guarda dos dados (LGPD) mostra quando os dados desse trabalhador serão eliminados: 5 anos após o desligamento (ou a partir dos 18 anos, para quem saiu menor) ou após o encerramento do contrato da empresa. Nessa data saem todos os dados dele: marcações, comprovantes, fotos, localização, tratamentos, afastamentos e o cadastro, que fica anônimo. Para quem saiu com menos de 18 anos, informe a data de nascimento no cadastro. Se houver processo judicial ou administrativo, marque a opção e informe o número: enquanto estiver marcado, nada é eliminado.

Primeiro acesso e instalar no celular

1. Acesse marcadahora.com.br e entre com o e-mail e a senha que o RH passou (ou crie a senha pelo link recebido por e-mail).
2. Instale na tela inicial, para abrir como um aplicativo:
   • Android (Chrome): menu ⋮ → Instalar app ou Adicionar à tela inicial.
   • iPhone (Safari): botão Compartilhar → Adicionar à Tela de Início.
3. Quando o navegador pedir, permita a câmera e a localização.

Termo de ciência (LGPD)

No acesso, aparece o termo que explica como a foto e a localização são usadas. Há dois botões:

• Li e estou ciente: registra a ciência, e o termo não aparece mais.
• Continuar: libera na hora, e o termo volta no próximo acesso.

Nenhum dos dois impede bater o ponto. O termo pode ser relido em Termo LGPD.

Registrar a marcação

1. Abra Bater ponto. O relógio da tela mostra a hora oficial do sistema, com segundos.
2. Aguarde "Preparando câmera e localização…".
3. Toque no botão da marcação: Entrada, Início do intervalo, Fim do intervalo ou Saída.
4. Pronto: a marcação aparece em Suas marcações de hoje, com o comprovante.

Fora do local do setor

Longe do local de trabalho (fora do raio do setor), aparece "Justifique esta marcação". Escreva o motivo, por exemplo "visita ao cliente X", e registre. O ponto vale normalmente, e o gestor recebe o aviso.

Comprovante

Cada marcação gera um comprovante com todos os dados exigidos pela Portaria 671: empresa, trabalhador, data, hora, NSR, registro do programa e código de verificação.

• Aparece na tela, na hora.
• Chega por e-mail.
• Fica guardado em Meus registros, com PDF assinado digitalmente e opção de reenviar por e-mail.

Notificações

Na tela de ponto, toque em Ativar notificações para receber a confirmação de cada marcação no celular. No iPhone, isso só funciona com o sistema instalado na tela inicial.

Meu espelho de ponto

Em Meu espelho de ponto, escolha o mês e confira dia a dia as marcações, horas trabalhadas, extras e faltas. Dá para imprimir. Se algo estiver errado, fale com o RH.

Meu perfil e meus dados

Em Meu perfil você troca a senha e, em Seus dados pessoais, clica em Baixar meus dados para receber uma cópia de tudo o que o sistema tem sobre você (LGPD, art. 18).

Esqueci de bater ou fiquei sem internet

Hoje o registro precisa de internet. Sem conexão, tente outra rede, como o Wi-Fi da empresa ou um computador da empresa. Se não der, ou se esqueceu de bater, avise o RH com o horário real: ele inclui a marcação por tratamento, com o motivo, e ela aparece identificada no seu espelho.

Painel

A tela inicial da gestão mostra os indicadores do dia, as pendências para conferir, o gráfico de marcações da semana, as últimas marcações, os arquivos fiscais recentes, o ATTR da empresa e atalhos para as tarefas mais usadas.

Marcações

Em Ponto → Marcações ficam os registros originais feitos pelos funcionários. Eles nunca são alterados e só são eliminados ao fim do prazo de guarda (5 anos após o desligamento ou o encerramento do contrato).

• Filtros: trabalhador, período (De/Até) e situação: Sem foto ou localização, Fora do raio do setor ou Desconsideradas.
• Em cada marcação: foto, localização com a distância até o setor, justificativa e comprovante.
• Desconsiderar: para uma marcação indevida (ex.: batida duplicada). Informe o motivo. A marcação continua gravada, marcada como desconsiderada, e sai do cálculo.

Tratamentos de ponto

Em Ponto → Tratamentos o RH completa o que ficou faltando:

• Incluir marcação: trabalhador, tipo, data e hora reais e motivo (ex.: "esqueceu a saída"). Não gera NSR nem comprovante, e vai para o AEJ como marcação incluída.
• Registrar ausência: para quem usa ponto por exceção, registra a falta do dia com motivo.
• Histórico de tratamentos: tudo o que foi incluído ou desconsiderado, com quem fez, quando e por quê. Uma inclusão errada pode ser desconsiderada.
• Ninguém trata o próprio ponto: quem é da gestão e também funcionário não inclui nem desconsidera as próprias marcações, não lança no próprio banco de horas, não registra o próprio afastamento e não altera nem desliga o próprio cadastro. Outra pessoa da gestão faz isso.

Espelho de ponto

Em Ponto → Espelho de ponto, escolha o trabalhador e o mês. O espelho mostra, dia a dia, as marcações já tratadas, horas previstas e trabalhadas, extras, faltas, atrasos, hora noturna e banco de horas. Use Imprimir / PDF para entregar ao funcionário ou guardar.

Banco de horas

Em Ponto → Banco de horas aparece o saldo de quem tem acordo de compensação. Ao abrir um trabalhador:

• Extrato: créditos, débitos e o prazo de cada crédito. Os débitos compensam primeiro os créditos mais antigos ainda dentro do prazo.
• Lançar no banco de horas: ajuste manual com data, horas, tipo (crédito ou débito) e motivo.

Relatórios

Em Ponto → Relatórios, escolha o mês e, se quiser, um setor. Aparecem:

• os totais de horas extras, faltas, atrasos, marcações fora do raio, sem foto ou localização e alertas da CLT;
• a mesma visão por setor;
• os funcionários com mais extras, faltas e marcações fora do raio.

O gestor de setor vê só os setores dele.

Avisos automáticos para gestores

Todo dia às 7h, os gestores recebem por e-mail o resumo das marcações fora do local do dia anterior, com as justificativas, para conferir sem precisar abrir o sistema.

AFD e AEJ

1. Acesse Documentos e conformidade → Documentos fiscais.
2. Em Gerar arquivos para a fiscalização, escolha o início e o fim do período e clique em AFD ou AEJ.
3. O arquivo é gerado em segundo plano. Você recebe um e-mail quando ficar pronto, e ele aparece em Exportações realizadas.
4. Baixe o .zip, que traz o arquivo e a assinatura digital (.p7s).

Conferir antes de gerar o AEJ

O card Confira antes de gerar o AEJ lista o que deixaria o arquivo errado:

• dias com marcação ímpar (ex.: entrada sem saída), para corrigir por tratamento;
• trabalhadores sem horário contratual.

Resolva essas pendências antes de gerar o AEJ.

Exportar para a folha

Em Exportar para a folha, escolha o mês e baixe a planilha (abre no Excel). Por trabalhador, ela traz: dias previstos e trabalhados, faltas, dias afastado, horas previstas e trabalhadas, três colunas de noturno (os minutos de relógio entre 22h e 5h, a hora reduzida de 52min30s, que é a base do adicional noturno, e as horas prorrogadas depois das 5h, que também recebem o adicional pela CLT art. 73, § 5º e Súmula 60 do TST), extras de dias úteis e extras de DSR/feriado separadas, atrasos e banco de horas (crédito, débito, saldo e vencido).

Exportação para o eSocial

Escolha o período e baixe os eventos S-2200 (vínculos) e S-2230 (afastamentos) em JSON, para importar no seu sistema de folha ou mensageria.

ATTR

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é emitido e assinado pela plataforma na criação de cada empresa, no modelo do Anexo VII. Baixe em Empresa → Dados da empresa e guarde: ele deve ser apresentado à fiscalização junto com o AFD e o AEJ.

Integridade e registros

Em Integridade e registros, clique em Verificar integridade dos registros. O sistema refaz a conta do código de verificação (hash) de todas as marcações e mostra se alguma foi alterada ou removida. A tela também lista os registros de empresa e de funcionários que entram no AFD.

Quando o auditor-fiscal pedir

1. Confira as pendências do AEJ e corrija por tratamento.
2. Gere o AFD e o AEJ do período pedido.
3. Baixe o ATTR em Dados da empresa.
4. Entregue os três arquivos (com as assinaturas .p7s) no prazo e no meio que o auditor indicar.

Ciência do termo

Em LGPD — ciência do termo você vê quantos funcionários ativos já deram ciência do termo vigente, quem está pendente, quantas vezes cada um viu o termo e quem não tem conta de acesso. O texto do termo aparece ao lado, como o funcionário vê.

Documentos LGPD da empresa

Como empregadora, a empresa é a controladora dos dados dos funcionários. Na mesma tela, em Documentos LGPD da empresa, há quatro modelos já preenchidos com os dados do sistema (empresa, encarregado, setores e raios, quantidades, fornecedores):

• Registro das operações de tratamento (art. 37);
• Avaliação de legítimo interesse, sobre foto e localização (art. 10);
• Relatório de impacto à proteção de dados (art. 38);
• Plano de resposta a incidentes (art. 48).

Abra, complete os campos destacados em amarelo, imprima ou salve em PDF e guarde assinado. Refaça quando mudar a forma de uso.

Fotos e localização: quem vê e por quanto tempo

• A foto é tirada só no momento da marcação, e não há reconhecimento facial. A localização também só é capturada na marcação, sem rastreamento.
• As fotos ficam cifradas e só abrem por link temporário, para quem tem acesso àquele funcionário.
• Fotos, localização e marcações ficam guardadas, sem alteração, enquanto o funcionário estiver ativo e por 5 anos após o desligamento (a partir dos 18 anos, para quem saiu menor) ou 5 anos após o encerramento do contrato da empresa. Depois são eliminadas automaticamente, salvo se houver processo marcado no cadastro.
• Os registros de acesso ao sistema (IP, data e hora) são guardados por 6 meses (Marco Civil da Internet).

Pedidos dos trabalhadores

O funcionário baixa uma cópia dos próprios dados em Meu perfil → Baixar meus dados. Outros pedidos (correção, informação sobre o uso) são respondidos pelo encarregado da empresa em até 15 dias. Marcações não são apagadas antes do fim do prazo de guarda: a correção é feita por tratamento.

O plano da empresa

Em Empresa → Plano aparecem a situação, os funcionários ativos, o limite do plano, as vagas livres e a validade. O plano é combinado com a nossa equipe, e o contato para contratar, mudar o limite, renovar ou cancelar aparece na própria tela.

• Afastados e de férias contam como ativos; desligar alguém libera a vaga.
• Acima do limite, não dá para cadastrar funcionário novo, mas o ponto de quem já está cadastrado continua funcionando.
• A partir de 5 dias antes do vencimento, aparece um aviso no topo da tela.
• Cobrança por setor: cada setor tem o próprio limite de funcionários e a própria validade, e a tela mostra uma linha por setor. Desligar ou transferir alguém libera a vaga do setor de origem; transferir ocupa uma vaga do setor de destino. Setor novo nasce com 0 vagas até a nossa equipe liberar.
• Setores ilimitados: o limite e a validade valem para a empresa toda, e você cria os setores que precisar, quantos funcionários quiser em cada um, respeitando o limite da empresa.
• Plano do grupo: quando o plano é do grupo, o limite é dividido entre as empresas do grupo. A tela mostra os ativos somando o grupo e quantos são desta empresa; uma empresa pode usar mais vagas que a outra.

Se o plano vencer

Avisos do contrato e a confirmação "li e estou ciente"

Em Empresa → Avisos do contrato ficam todos os avisos que enviamos sobre plano, vencimento e suspensão. Para cada um você vê:

• a data e a hora do envio, de onde saiu (o servidor, nos avisos automáticos, ou o IP de quem fez a ação) e o setor a que se refere;
• o texto exato enviado e o hash SHA-256 dele, que prova que o aviso não foi alterado;
• a situação da entrega a cada destinatário (aceito, entregue, devolvido ou falhou) quando o provedor de e-mail informa;
• quem confirmou "li e estou ciente", quando e de qual IP.

Além do e-mail, o aviso aparece na faixa no topo de toda tela, no painel, na tela de setores e na hora de cadastrar funcionário num setor sem vaga. A partir do 30º dia de atraso, e no aviso de suspensão e de encerramento, o administrador e o RH veem uma tela com o texto completo ao entrar e confirmam Li e estou ciente. Decidir depois adia só até o fim da sessão: o aviso volta no próximo acesso até alguém confirmar. O funcionário nunca vê essas telas, e o registro de ponto nunca é afetado.

O botão Comprovante em PDF assinado gera um documento com todos os avisos (ou os de um setor), assinado com certificado ICP-Brasil, para juntar a um processo.

Várias empresas: panorama

Quem acessa mais de uma empresa (a visão do grupo, ou um responsável ou RH liberado em matriz e filiais) vê em Empresa → Panorama das empresas todas de uma vez: situação do plano, ativos e limite, validade, marcações do dia e o que conferir. Para ver os detalhes, clique em Ver ou Usar. A visão do grupo só consulta, não altera nada.

Nova versão dos termos

Quando os termos de uso, a política de privacidade ou o acordo de tratamento de dados mudarem, o responsável pela empresa recebe um e-mail e vê o aviso "Há nova versão dos termos de uso e documentos". Clique em Ler e aceitar. A partir da data em que a nova versão passa a valer, a gestão pede o aceite antes de continuar. Quem não concordar pode cancelar sem multa. O ponto dos funcionários nunca é afetado.

Dúvidas mais comuns